gambar contoh memo

Dalam era teknologi sekarang ini, sistem transfer informasi sangatlah mudah untuk dilakukan apabila menguasai media yang dibutuhkan. Komunikasi informasi pada jaman sekarang bisa menembus ruang dan waktu hingga sebagai sarana memperpendek jarak dunia.
Guna menjalankan sebuah organisasi mahasiswa, maka umumnya terdapat alur-alur tertentu dimana komunikasi semestinya melalui tahap-tahap sistem transfer informasi yang benar secara prosedural. Salah satunya adalah melalui percakapan verbal yang sangat rentan akan timbulnya miskomunikasi. Selayaknya dalam suatu organisasi yang baik, maka transfer informasi dilaksanakan dengan bantuan media teknologi, biasanya berupa tulisan.
Walaupun demikian tidak dipungkiri media tulis juga masih memiliki kelemahan berupa adanya kesan formal atau memerintah dan kadang menimbulkan persepsi yang beda (Ambigu). Kelemahan itu bisa tertutupi dengan efek kesan sunguh-sunguh dari sumber pesan kepada obyek penerima, bukan hanya sekedar informasi dan tidak menimbulkan miskomunikasi, serta fungsi memori organisasi. Oleh karena itu, jikalau memungkinkan gunakanlah media tulisan bersamaan dengan komunikasi verbal kepada yang bersangkutan.
Sebagai contohnya adalah penggunaan memo yang selayaknya ada dalam setiap organisasi. Format dari kertas memo sebaiknya sudah dimiliki dan sesuai dengan masing-masing organisasi. Penggunaan memo juga memperkecil kemungkinan pimpinan melupakan beberapa masukan dari stafnya. Hal ini bisa dimaklumi dikarenakan luarnya jangkauan permasalahan yang harus diamini oleh ketua.

Bentuk lainnya adalah pembuatan lembar disposisi. Kelebihan dari metode ini adalah surat ini bisa menjadi bukti autentik pendelegasian ketua kepada stafnya dan apabila penerima disposisi berada jauh dari pemberi pesan, maka lembaran ini bisa mewakili resminya pendelegasian tugas dan memiliki kekuatan hukum pula.

Demikianlah dua contoh sederhana penerapan sistem transfer informasi dalam lingkup organisasi kemahasiswaan. Mengenai isi dan bahasa media transfer informasi sebaiknya lugas, tidak baku, jelas dan singkat, serta diperkenankan bersifat non-formal, tetapi tetap menjunjung tujuan yang ingin disampaikan.
Budaya Kita yang kerap malas menulis sangat berperan dalam lemahnya eksistensi sistem transfer informasi di pakai dalam organisasi mahasiswa. Anggapan bahwa transfer informasi secara verbal-informal lebih manusiawi daripada sistem seperti ini menyebabkan keharusan jeli memilih dan memilah informasi untuk kepentingan yang bagaimanakah menggunakan sistem transfer informasi untuk komunikasi yang tepat.
Demikianlah penjelasan dasar ilmu administrasi kesekretariatan. Memang terlihat  rumit, bertele-tele dan idealis. Namun apabila rekan-rekan mahasiswa melaksanakannya dengan konsisten dan disiplin, maka akan memberikan manfaat langsung terhadap kelancaran pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan. Penyusunan materi ini ditujukan untuk membuat suatu pilihan standar baku di dunia administrasi kesekretariatan Organisasi Kemahasiswaan.  Hidup Mahasiswa !!!!…

Sumber Pustaka :

• Arya Santosa, I.K.; Ariastuti, N.L.P.; Administrasi Kesekretariatan Bidang Surat Menyurat Organisasi Kemahasiswaan di FK Unud, Suplemen Materi LKMM FK Unud 2004; Denpasar; BEM FK Unud 2004
• Finoza, Lamudin; Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia; Jakarta; Mawar Gempita, 1991
• Pramesemara, IGN, Suwibawa, IBG; Administrasi Kesekretariatan Organisasi Kemahasiswaan di FK Unud, Suplemen Materi BLMML FK UNUD 2005; Denpasar; BEM FK Unud 2005
• Ryalino, Christopher; Dasar-dasar Manajemen Dan Sistem Transfer Informasi, Suplemen Materi LKMM FK Unud 2002; Denpasar; BEM FK Unud 2002
• Sedarmayanti; Tugas dan Pengembangan Sekretaris; Bandung; CV.Mandar Maju; 1997
• Sumaryati, Y.; Zulfika, R.; Kesekretariatan SMK Tingkat 2 Jurusan Administrasi Perkantoran Program Studi Sekretaris; Bandung; Armico, 1999
• Tirtayasa, P.M.W.; Administrasi Kesekretariatan, Suplemen Up-Grading BEM PM Unud; Denpasar, BEM PM Unud 2006

---